Apparence
Suivre une facture
Une facture electronique n'est pas seulement emise ou recue. Elle suit un parcours, avec des etapes visibles et des decisions qui ont des consequences. Cette page donne la vue d'ensemble cote utilisateur.
Le parcours d'une facture fournisseur
Le cycle de vie complet
Le schema ci-dessous donne une vue plus large : quels statuts existent, lesquels sont emis par la plateforme, lesquels viennent du fournisseur, et lesquels sont saisis par votre entreprise dans l'ERP.
Ce qu'il faut lire dans ce schema
Dans le demarrage actuel, les decisions qui vous concernent directement sont surtout 205 Approuvee et 210 Refusee. Les autres statuts existent dans le cycle global, mais ne demandent pas tous une action utilisateur dans l'ERP.
Les 13 etapes, en termes simples
- Le fournisseur emet la facture.
- Le reseau l'achemine vers l'operateur qui vous dessert.
- Une notification signale qu'une facture est arrivee.
- Le service technique recupere le document complet.
- Le contenu est lu automatiquement.
- Les informations utiles sont preparees pour l'ERP.
- La facture apparait dans l'ecran de traitement.
- L'utilisateur la visualise.
- L'utilisateur verifie le fournisseur, les montants, les lignes et le rapprochement.
- L'utilisateur choisit une decision.
- Si la facture est acceptee, la facture fournisseur est creee dans l'ERP.
- Si la decision est une suspension ou un refus, un motif doit etre renseigne.
- Le statut correspondant est transmis sur le circuit electronique.
Ce que signifient les decisions
| Decision | Effet principal |
|---|---|
| Accepter | creation de la facture fournisseur |
| Suspendre | mise en attente, avec motif |
| Refuser | refus transmis au fournisseur, avec motif |
Qui emet quoi
- le fournisseur et sa plateforme emettent les statuts lies au depot, au transport et a la regularisation ;
- votre entreprise emet les statuts de decision metier dans l'ERP ;
- il ne faut pas confondre un rejet technique de plateforme avec un refus metier saisi par un utilisateur.
Le refus est un envoi
Quand un motif de refus est present, vous ne faites pas qu'enregistrer un commentaire interne. Vous declenchez l'envoi d'un statut officiel sur le circuit de facturation electronique.
Ce qui est visible pour l'utilisateur
Dans l'ERP, le suivi doit permettre de repondre a quatre questions simples :
- la facture est-elle arrivee ?
- a-t-elle ete examinee ?
- quelle decision a ete prise ?
- cette decision a-t-elle entraine la suite attendue ?
Pourquoi ce suivi compte autant
Avec la facturation electronique, une facture existe comme document, mais aussi comme evenement trace. Le suivi sert donc a la fois :
- a la comptabilite ;
- a la relation fournisseur ;
- au controle interne.