Apparence
Recevoir une facture fournisseur
Une facture fournisseur n'arrive plus par courrier ni par e-mail : elle est déposée directement dans Malta 3, déjà lue. Cette page raconte tout le parcours, de son émission chez le fournisseur jusqu'à votre décision — et ce qui se passe après.
Avant qu'elle apparaisse à votre écran
Rien de tout cela ne demande d'action de votre part : c'est entièrement automatique.
- Le fournisseur émet sa facture électronique, depuis son propre logiciel.
- Elle transite par le réseau national d'échange, celui que toutes les plateformes utilisent pour se transmettre les factures entre elles.
- Notre plateforme agréée — celle que Technema a choisie pour recevoir en notre nom — la réceptionne.
- Un service technique va la chercher automatiquement, la télécharge, puis la lit : l'en-tête (fournisseur, montants, dates) et toutes les lignes de détail sont reconnues sans ressaisie.
- Le service tente aussi de reconnaître le fournisseur dans nos données, pour rattacher la facture au bon compte.
- Une fois cette lecture terminée, la facture apparaît dans Malta 3, prête à être examinée.
Rien n'est saisi ni scanné
Contrairement à l'ancien fonctionnement, personne ne tape la facture ni ne la scanne. Elle arrive déjà exploitable, lignes comprises. Votre rôle commence à l'étape suivante : l'examiner et décider.
Le parcours, en image
Les quatre décisions possibles
Quand une facture arrive, elle attend une décision. Il en existe quatre, et elles n'ont pas toutes les mêmes conséquences.
| Décision | Ce que ça veut dire | Ce que ça déclenche |
|---|---|---|
| Accepter | La facture est conforme, rien à contester | La facture fournisseur est créée en comptabilité, pour le montant total reçu |
| Approuver partiellement | Seule une partie du montant est due | Motif obligatoire ; une facture est créée pour la partie acceptée |
| Suspendre | Il manque une pièce justificative pour se prononcer | Motif obligatoire ; aucune décision définitive n'est prise, la facture reste en attente |
| Refuser | La facture est contestée dans son ensemble | Motif obligatoire ; le refus est transmis officiellement au fournisseur |
Suspendre n'est pas refuser
Suspendre veut dire « je ne peux pas encore me prononcer », pas « je conteste ». C'est une pause, pas une décision. La facture reste ouverte, en attente de la pièce manquante.
Une décision engage
Une fois validée, une décision déclenche des actions en aval (création de la facture en comptabilité, transmission au fournisseur). Elle ne se corrige pas comme une simple case à cocher — voir Que faire quand… on s'est trompé de décision.
Pourquoi le motif est obligatoire — et pourquoi dans une liste
Dès qu'une décision n'est pas une acceptation totale (partielle, suspension, refus), un motif doit être renseigné. Ce n'est pas une formalité : c'est une obligation réglementaire.
- Le motif n'est pas du texte libre. Il se choisit dans une liste fermée d'une quarantaine de codes officiels, qui couvrent les cas les plus courants : erreur de montant ou de TVA, doublon, livraison incomplète, fournisseur non identifié, etc.
- Cette liste est normalisée au niveau national : le même code veut dire la même chose pour tout le monde, chez tous les fournisseurs et toutes les entreprises.
- Résultat concret : le fournisseur qui reçoit votre refus reçoit un code exploitable automatiquement par son propre logiciel, pas une phrase qu'il faudrait interpréter. C'est ce qui permet au refus d'être traité vite, sans coup de téléphone.
Pourquoi une liste plutôt qu'un texte libre
Un texte libre serait plus rapide à écrire, mais illisible pour la machine du fournisseur. La liste fermée est le prix à payer pour que le refus soit compris automatiquement, des deux côtés.
Ce qui se passe après un refus
Refuser une facture ne la fait pas disparaître. Voici la suite.
- Le refus bloque le circuit, mais la facture reste juridiquement valable tant qu'elle n'est pas annulée par un autre document.
- C'est au fournisseur de régulariser, avec l'un des deux documents suivants :
- un avoir : il annule tout ou partie de la facture ;
- une facture corrigée : elle annule et remplace complètement la facture d'origine.
- Le choix entre les deux appartient au fournisseur — ce n'est pas à vous de le lui imposer. Une erreur mineure donne plutôt lieu à une facture corrigée ; un désaccord sur la prestation elle-même donne plutôt lieu à un avoir.
- Que ce soit un avoir ou une facture corrigée, il doit faire référence à la facture d'origine — le lien est vérifié automatiquement.
- Ce nouveau document arrive comme une nouvelle facture, suit exactement le même parcours (lecture automatique, apparition dans Malta 3, décision), et le délai de paiement repart entièrement à zéro à sa réception.
Un avoir suit le même circuit qu'une facture
Un avoir n'est pas un document à part : il transite par le même réseau, se lit de la même façon, et peut lui aussi être accepté ou refusé. Si son montant vous semble erroné, vous pouvez le refuser comme n'importe quelle facture.