Apparence
Recevoir une facture fournisseur
Une facture fournisseur n'arrive plus par courrier ni par e-mail : elle est deposee directement dans l'ERP, deja lue. Cette page raconte le parcours de son emission chez le fournisseur jusqu'a votre decision, puis ce qui se passe apres.
Avant qu'elle apparaisse à votre écran
Rien de tout cela ne demande d'action de votre part : c'est entierement automatique.
- Le fournisseur emet sa facture electronique, depuis son propre logiciel.
- Elle transite par le reseau national d'echange.
- La plateforme de reception la recoit pour votre compte.
- Un service technique va recuperer le document complet, puis le lire automatiquement.
- L'en-tete et les lignes sont preparees sans ressaisie.
- Le service tente aussi de reconnaitre le fournisseur dans vos donnees.
- Une fois cette lecture terminee, la facture apparait dans l'ERP, prete a etre examinee.
Rien n'est saisi ni scanne
Contrairement a l'ancien fonctionnement, personne ne tape la facture ni ne la scanne. Elle arrive deja exploitable, lignes comprises. Votre role commence a l'etape suivante : l'examiner et decider.
Le parcours, en image
Lecture rapideLa facture arrive deja structuree
Elle ne passe plus par une saisie manuelle. Le circuit electronique la fait arriver dans l'ERP avec des donnees deja exploitables.
Votre roleVerifier puis decider
Votre travail commence a l'arrivee dans l'ERP : controler les informations, puis accepter, suspendre ou refuser.
Apres la decisionUne suite concrete est declenchee
Creation comptable, attente documentee ou refus transmis : la decision produit un effet reel dans le circuit.
Les decisions possibles
Quand une facture arrive, elle attend une decision. Dans l'usage courant documente ici, trois decisions comptent vraiment pour l'utilisateur.
Ce qu'il faut retenir
La facture n'arrive pas comme un simple PDF a lire. Elle arrive deja dans un circuit suivi, avec un etat, une trace et une reponse attendue. C'est ce qui change le plus dans le quotidien.
Le diagramme de decision
| Décision | Ce que ça veut dire | Ce que ça déclenche |
|---|---|---|
| Accepter | La facture est conforme, rien à contester | La facture fournisseur est créée en comptabilité, pour le montant total reçu |
| Suspendre | Il manque une pièce justificative pour se prononcer | Motif obligatoire ; aucune décision définitive n'est prise, la facture reste en attente |
| Refuser | La facture est contestée dans son ensemble | Motif obligatoire ; le refus est transmis officiellement au fournisseur |
Suspendre n'est pas refuser
Suspendre veut dire « je ne peux pas encore me prononcer », pas « je conteste ». C'est une pause, pas une décision. La facture reste ouverte, en attente de la pièce manquante.
Une décision engage
Une fois validée, une décision déclenche des actions en aval (création de la facture en comptabilité, transmission au fournisseur). Elle ne se corrige pas comme une simple case à cocher — voir Que faire quand… on s'est trompé de décision.
Ce que vous verifiez avant de valider
Avant de cliquer, il faut verifier au minimum :
- le fournisseur reconnu ;
- la date et la reference ;
- les montants ;
- les lignes et le rapprochement ;
- le motif, s'il y a un blocage ou un refus.
Pourquoi le motif est obligatoire
Des qu'une decision n'est pas une acceptation totale, un motif doit etre renseigne. Ce n'est pas une formalite : c'est une obligation reglementaire.
- Le motif n'est pas du texte libre. Il se choisit dans une liste fermee de codes officiels.
- Cette liste est normalisee : le meme code veut dire la meme chose pour tout le monde.
- Le fournisseur recoit ainsi une information qu'il peut traiter proprement.
Un motif de refus declenche un envoi
Quand un code ou un libelle de refus est renseigne, vous n'enregistrez pas une note interne. Vous preparez l'envoi d'un statut de refus sur le circuit electronique.
Et s'il n'y a pas de PDF fourni par le fournisseur ?
Ce cas existe. Une facture electronique peut transporter des donnees structurees sans embarquer un PDF de presentation.
Ce que verra l'utilisateur
Quand aucun PDF lisible n'est fourni, l'ERP doit tout de meme proposer une restitution consultable de la facture a partir des donnees electroniques recues. Le but reste le meme : permettre a l'utilisateur d'ouvrir, lire et verifier la facture avant de prendre sa decision.
Autrement dit :
- si un PDF lisible est present, on le montre ;
- s'il n'y en a pas, l'application reconstitue une presentation exploitable ;
- dans les deux cas, l'utilisateur ne travaille pas a l'aveugle.
Voir aussi : Visualiser une facture electronique
Dans Malta3, ou cela se passe-t-il ?
Pour un mode d'emploi ecran par ecran dans l'ERP, voir Traiter une facture dans Malta3.
Ce qui se passe après un refus
Refuser une facture ne la fait pas disparaitre. Voici la suite.
- Le refus bloque le circuit, mais n'efface pas le document.
- C'est au fournisseur de regulariser.
- Il peut le faire par un avoir ou par une facture corrigee.
- Ce nouveau document arrive comme une nouvelle facture dans l'ERP.
Un avoir suit le meme circuit qu'une facture
Un avoir n'est pas un document a part : il transite par le meme reseau, se lit de la meme facon, et peut lui aussi etre traite.