Apparence
Comprendre l'adressage
Une facture electronique ne s'envoie pas a une adresse e-mail. Elle s'envoie a une adresse de reception de facture, publiee dans un annuaire. Cette page explique ce que cela veut dire, sans entrer dans les details techniques d'integration.
L'idee generale
Votre fournisseur ne connait pas l'URL de votre ERP. Il connait surtout votre identifiant d'entreprise.
Le reseau fait ensuite le reste :
- le fournisseur utilise votre identifiant publie ;
- l'annuaire retrouve l'operateur qui vous dessert ;
- le reseau livre la facture au bon endroit ;
- votre ERP la recoit.
Lecture rapideL'identifiant remplace l'adresse e-mail
Le fournisseur vise votre entreprise avec un identifiant reconnu par le reseau, pas avec une adresse saisie a la main.
Role de l'annuaireIl fait la correspondance
L'annuaire retrouve l'operateur qui doit vous desservir et indique la bonne route de livraison.
ConseilCommencer avec une adresse simple
Une adresse unique par societe suffit souvent. Les adresses plus fines ne sont utiles que si elles servent vraiment votre organisation.
Ce qu'est une adresse de reception
Une adresse de reception est composee a partir de l'identite de votre entreprise. Elle peut viser :
| Niveau | A quoi cela sert |
|---|---|
| La societe entiere | toutes les factures arrivent au meme endroit |
| Un etablissement | une agence ou un site precis |
| Un service | comptabilite, exploitation, achats... |
Dans la plupart des cas, une adresse unique par societe est la meilleure solution.
L'annuaire
L'annuaire est le carnet d'adresses du reseau.
Il ne contient pas vos factures. Il contient seulement :
- l'identite de votre societe ;
- l'adresse de reception declaree ;
- l'operateur qui doit recevoir la facture pour vous.
Ce que voit le fournisseur
Le fournisseur ne choisit pas votre logiciel. Il choisit votre identifiant d'entreprise. L'annuaire transforme ensuite cet identifiant en route de livraison.
Faut-il plusieurs adresses ?
Pas toujours.
Une seule adresse suffit si
- votre comptabilite centralise les factures ;
- vos agences travaillent deja dans le meme ERP ;
- vous ne voulez pas communiquer des variantes d'adresse a vos fournisseurs.
Plusieurs adresses sont utiles si
- une agence doit recevoir directement ses propres factures ;
- certains fournisseurs doivent viser un service particulier ;
- votre organisation impose des flux separes.
L'annuaire dans l'ERP
L'ERP dispose d'un ecran d'annuaire d'adressage. Son role n'est pas de montrer de la technique brute, mais de donner une vision exploitable de vos adresses :
- quelles societes sont declarees ;
- quelles adresses sont actives ;
- quelle adresse est principale ;
- quelles variantes existent par agence ou service.
Cette vue devient importante des qu'une societe n'a plus une seule adresse unique.
Le bon reflexe
Commencer simple. Une adresse unique par societe couvre la majorite des cas. Les adresses par agence ou par service ne valent la peine que si elles correspondent a une vraie organisation metier, deja connue des fournisseurs.
Le point d'attention le plus courant
Une adresse supplementaire n'est utile que si les fournisseurs qui doivent s'en servir la connaissent.
Une adresse non communiquee ne sert a rien
Si un fournisseur n'a que l'identifiant principal de votre societe, il continuera a envoyer sur cette adresse principale. Ajouter des adresses d'agence ne redistribue pas magiquement les factures existantes.
Quand en parler a Technema
Il faut en parler avant la declaration si :
- vous avez plusieurs societes ;
- vous avez plusieurs agences ;
- vous voulez separer les flux par service ;
- vous etes deja raccorde a un autre operateur pour une partie de vos flux.