Apparence
Les formats
Une facture electronique, ce sont des donnees et une maniere de les ecrire. Cette page explique pourquoi il existe plusieurs formats, ce que chacun apporte, et ce que cela change pour l'utilisateur.
Ce qu'il faut retenir
UBLLe format XML du reseau
Complet et structure, mais pas fait pour etre lu directement par un humain.
CIIL'autre ecriture XML
Elle porte la meme facture que UBL, avec une autre syntaxe. On la rencontre surtout dans Factur-X.
Factur-XLe format lisible + exploitable
Un PDF consultable par un humain, qui contient aussi les donnees pour les logiciels.
1. Une meme facture peut exister sous plusieurs formes
La question n'est pas seulement "quelle facture ?", mais aussi "comment est-elle ecrite ?".
| Ce que cela decrit | |
|---|---|
| Les donnees | date, vendeur, client, lignes, totaux, TVA, references |
| Le format | la facon technique d'ecrire ces informations dans un fichier |
En clair : plusieurs formats peuvent porter exactement la meme facture.
2. UBL
UBL est un format XML tres utilise pour les echanges electroniques.
| Point utile | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Standard | il est compris par les plateformes et les outils du reseau |
| Structure | les donnees sont rangees proprement, sans interpretation humaine |
| Limite | un utilisateur ne le lit pas confortablement tel quel |
UBL n'est pas un document de lecture
Un fichier UBL est parfait pour un logiciel, mais pas pour un humain. Si l'on veut une lecture confortable, il faut soit un PDF, soit une restitution a l'ecran.
3. CII
CII est une autre syntaxe XML. Elle porte la meme logique de facture que UBL.
Le point important pour l'utilisateur est simple :
- ce n'est pas une autre facture ;
- c'est une autre facon de l'ecrire ;
- on la rencontre surtout parce qu'elle sert souvent de base au Factur-X.
4. Factur-X
Factur-X est souvent le format le plus facile a comprendre pour un utilisateur, parce qu'il combine deux besoins dans un seul fichier.
| Avantage | Pourquoi c'est utile |
|---|---|
| Lisible | l'utilisateur ouvre un document proche d'une facture classique |
| Automatique | le logiciel peut aussi exploiter les donnees sans ressaisie |
| Un seul fichier | pas besoin de separer le visuel et les donnees |
5. Ce que cela change dans l'ERP
Dans l'ERP, l'objectif reste le meme quel que soit le format :
- recevoir la facture ;
- afficher une version lisible ;
- permettre le controle et la decision ;
- conserver le document et sa trace.
Le point important
Si le fournisseur n'a pas transmis de PDF lisible, l'application doit quand meme pouvoir proposer une restitution consultable a partir des donnees electroniques recues.
Voir aussi : Visualiser une facture electronique
6. Quel format verrez-vous le plus souvent ?
| Situation | Ce que vous verrez le plus souvent |
|---|---|
| Facture lisible transmise telle quelle | Factur-X ou autre restitution PDF |
| Facture surtout structuree pour le reseau | UBL ou CII en arriere-plan |
| Consultation dans l'ERP | une vue lisible de la facture, quelle que soit sa forme d'origine |
7. Ce qu'il ne faut pas confondre
- un PDF par e-mail n'est pas automatiquement une facture electronique au sens de la reforme ;
- un XML structure peut etre une vraie facture electronique, meme s'il n'est pas agreable a lire directement ;
- Factur-X n'est pas une troisieme facture : c'est un PDF qui embarque aussi ses donnees.